Succesvol ondernemen met de strategiekaart – handleiding

In vier stappen naar een organisatie-identiteit, organisatiedoelen en strategie

Het geheim van succesvolle organisaties is dat zij hun tijd, resources, kennis en middelen investeren in de thema’s en onderwerpen die aansluiten bij de zorgvuldig gekozen organisatie-identiteit, organisatiedoelen en gekozen strategie.

Daarnaast maken deze slimme organisaties ook allemaal gebruik van vooraf gedefinieerde kritieke performance-indicatoren (KPI’s) waarmee ze de voortgang van het realiseren van de doelstellingen kunnen meten en daar waar nodig tijdig bijsturen.

Met behulp van deze praktische handleiding hebben wij geprobeerd om dit interessante en belangrijke proces van het formuleren van een organisatie-identiteit, organisatiedoelen en strategie voor iedereen op een eenvoudige manier toegankelijk te maken.

Gewenst eindresultaat

Wanneer alle stappen in deze handleiding zijn doorlopen en uitgevoerd kun je op basis van alle verzamelde informatie de strategiekaart voor jullie organisatie invullen.

De strategiekaart is een krachtige tool waarmee je op een overzichtelijke manier de organisatie-identiteit, organisatiedoelen en strategie weergeeft met als doel:

  • Inspireren:
    • Hulpmiddel voor medewerkers  voor het begrijpen en toepassen van de strategie in hun dagelijkse taken en verantwoordelijkheden
  • Succes realiseren:
    • De strategiekaart geeft richting m.b.t. het realiseren van de geformuleerde organisatiedoelen.
  • Evalueren:
    • Hulpmiddel voor het opzetten van een performance management systeem (KPI dashboard).

Werkwijze 

Deze praktische handleiding is zo opgezet dat je met behulp van het beantwoorden van een aantal specifieke vragen per onderwerp je de benodigde informatie verzamelt om jullie organisatie strategiekaart te creëren.

Voor het documenteren van de antwoorden op de vragen kun je gebruik maken van de speciale templates die wij hebben ontwikkeld. Deze templates kun je via onze website eenvoudig bestellen.

Download de handleiding en ga direct aan de slag

Plaats in winkelwagen.

Inhoud van het stappenplan


De eerste drie stappen zijn gericht op het verzamelen van de benodigde informatie. De resultaten worden uiteindelijk in stap 4 verwerkt tot de definitieve strategiekaart.

 

Thema

Onderwerpen

Concrete vraag

Stap 1:

Identificeren van de organisatie-identiteit

Visie

 

Waar willen we binnen 10 jaar staan?

Missie

 

Waarom bestaan we?

Kernwaarden

Waar staat de organisatie voor?

Waar geloven we in?

Kwaliteiten

Waarin onderscheiden we ons t.o.v. de omgeving?

Stap 2:

Formuleren organisatiedoelen

Strategische doelstellingen

Wat moeten we doen?

·Kritische succesfactoren

 

Welke factoren zijn van kritisch belang voor het succesvol realiseren van onze strategische doelstellingen?

Kritieke prestatie-indicatoren

Hoe tonen we aan dat we succesvol zijn?

Stap 3:

Beschrijven strategie

Kernacties (maatregelen, actieplannen en scenario’s )

Hoe gaan we onze doelen realiseren?

Stap 4:

Invullen strategiekaart

Strategiekaart

Visuele presentatie van organisatie-identiteit, organisatiedoelen en strategie

Werkwijze

Deze praktische handleiding is zo opgezet dat je met behulp van het beantwoorden van een aantal specifieke vragen per onderwerp je de benodigde informatie verzamelt om jullie organisatie strategiekaart te creëren.

Voor het documenteren van de antwoorden op de vragen kun je gebruik maken van de speciale templates die wij hebben ontwikkeld. Deze templates kun je via onze website eenvoudig bestellen.

Uiteraard kun je de vragen ook eenvoudig zelf in een gewenst formaat plaatsen door middel van copy/paste.

Veel succes en plezier met het uitvoeren van de stappen. Heb je vragen over specifieke onderdelen van deze handleiding, stuur dan even een e-mail met je vraag naar info@leansixsigmatools.nl. Wie weet kan ik je vraag eenvoudig beantwoorden en kan ik de feedback gebruiken voor het verder optimaliseren van deze handleiding.

Stap 1: Identificeren organisatie-identiteit

Voor het identificeren van de organisatie-identiteit hebben we antwoorden nodig op een aantal specifieke vragen die zijn verdeeld over 4 onderwerpen:

Thema

Onderwerpen

Concrete vraag

Stap 1: Identificeren van de organisatie-identiteit

Visie

 

Waar willen we binnen 10 jaar staan?

 

Missie

 

Waarom bestaan we?

Kernwaarden

Waar staat de organisatie voor?

Waar geloven we in?

Kwaliteiten

Waarin onderscheiden we ons t.o.v. de omgeving?

 

1.1.      Wat is een visie?

Een visie is een beeld of verwachting die een organisatie heeft van de toekomst (5 tot 10 jaar). Met behulp van de visie probeert een organisatie een toekomstbeeld en haar eigen positie daarin te formuleren.

Een visie beschrijft de toekomstdroom van een organisatie en welke bijdrage de organisatie aan de maatschappij wil leveren.

Specifieke kenmerken van een visie zijn:

  • Wordt voor een langere periode beschreven maar moet periodiek geëvalueerd en eventueel bijgesteld worden;
  • Moet in overeenstemming zijn met de missie van de organisatie;
  • Focus ligt op de toekomst en is gericht op de belangrijkste stakeholders.

1.1.1.  Vragen voor het formuleren van een visie

  • Hoe ziet voor de organisatie de toekmost eruit? Welke ontwikkelen, trends, maatschappelijke belangen zijn van belang? Kijk hier naar 5 tot 10 jaar in de toekomst.
  • Hoe ontwikkelen onze markt/sector/branche en haar stakeholders zich naar de toekomst toe?
  • Welke veranderingen zien wij in de behoeften, eisen, wensen ,en gedragingen van onze stakeholders?
  • Wat zijn kenmerken van succesvolle organisaties in de toekomst en hoe kunnen wij daar op inspelen?
  • Wat zijn onze lange termijn ambities? Waar willen we als organisatie voor staan, wat willen we bereiken?
  • Wat zijn de kernwaarden van de organisatie?
  • Wat willen we als organisatie bereiken voor onze stakeholders?
  • Wat vinden wij belangrijk?

1.2.      Wat is een missie?

Een missie beschrijft het bestaansrecht van een organisatie vanuit de kernwaarden en identiteit. Een missie laat zien wat een organisatie wil uitdragen naar haar omgeving.

Een missie is datgenen wat een organisatie op dagelijkse basis doet en is, voor wie ze dat dat en wat daarbij de toegevoegde waarde is.

Een goed geformuleerde missie beantwoord de volgende vijf punten:

  1. Kernactiviteit: wie zijn we en wat doen wij?
  2. Bestaansrecht: In welke klantbehoeften voorzien wij?
  3. Betekenis voor stakeholders: wat betekenen we voor onze klanten, medewerkers, afnemers en overige stakeholders?
  4. Normen, waarden en overtuigingen: waar geloven wij in, wat zijn onze kernwaarden?
  5. Intenties, ambitie en idealen: wat willen wij bereiken, wat is onze gezamenlijke opdracht?

1.2.1. Vragen voor het formuleren van een missie

  • Waar staan we voor?
  • Wat is ons werkterrein?
  • Wat doen we elke dag?
  • Voor wie bestaan wij? Wie zijn onze voornaamste stakeholders?
  • Welke betekenis hebben wij voor onze stakeholders?
  • Wat zijn onze intenties en ambities?
  • Wat is ons bestaansrecht?
  • Wat is onze primaire functie? Wat is ons ultieme hoofddoel?
  • In welke behoeften voorzien wij?
  • Wat is onze identiteit, welke normen en waarden vinden wij belangrijk?
  • Wat is ons streefdoel? Hoe willen wij gezien worden?

1.3.      Wat zijn kernwaarden?

De kernwaarden beschrijven de normen, waarden en overtuigingen van een organisatie. Het geeft een mooi inzicht in waar de organisatie voor staat en op welke manier zij haar doelen probeert te realiseren.

Kernwaarden geven niet alleen richting en motivatie maar zorgen ook voor verbinding. Verbinding die ontstaat doordat mensen zich kunnen identificeren met je organisatie.

1.3.1.  Vragen voor het formuleren van kernwaarden

  • Waarvoor staan we, wat zijn onze principes?
  • Waarin geloven we, wat is ons ideaal?
  • Wat vinden we belangrijk, wat streven we na?
  • Wat verbindt ons en wie willen we zijn?
  • Welke normen, waarden en overtuigingen staan centraal in ons handelen?

1.3.2.  Voorbeelden van kernwaarden

Een uitgebreide lijst met voorbeelden van kernwaarden hebben we opgenomen in de templates die je kunt bestellen via onze website.

1.4.      Wat zijn kwaliteiten?

Kwaliteiten zijn de unieke kwaliteiten, de sterkte en positieve punten. Waar blinkt de organisatie in uit? Het gaat hierbij niet alleen om kwaliteiten verbonden aan de producten of diensten die worden aangeboden.

Het delen van kwaliteiten schept verbinding. En werken vanuit kernkwaliteiten geeft bezieling en energie.

1.4.1.  Vragen voor het formuleren van kwaliteiten

  • Waar ligt de passie van de organisatie (medewerkers)?
  • Waarover krijgen we als organisatie regelmatig complimenten van klanten, leveranciers?
  • Welke kwaliteiten gebruiken we bij het uitvoeren van onze dagelijkse activiteiten?
  • Welke successen hebben we gerealiseerd en op basis van welke kwaliteiten?
  • Waar krijgt de organisatie (medewerkers) energie van?
  • Welke bedrijfsprocessen verlopen efficiënt en effectief zonder dat het veel moeite kost?

1.4.1. Voorbeelden van kwaliteiten:

Een uitgebreide lijst met voorbeelden van kwaliteiten hebben we opgenomen in de templates die je kunt bestellen via onze website.

Stap 2: Formuleren organisatiedoelen & goals

In stap 2 gaan we aan de slag met het formuleren van de strategische doelstellingen, kritische succesfactoren en kritieke prestatie-indicatoren.

Ook hier hebben we per onderwerp een aantal specifieke vragen samengesteld waarmee je gewenste antwoorden (informatie) kunt achterhalen.

Thema

Onderwerpen

Concrete vraag

Stap 2: Formuleren organisatiedoelen

Strategische doelstellingen

Operationele goals

·Persoonlijke goals

 

Wat moeten we doen?

 

·Kritische succesfactoren

 

Welke factoren zijn van kritisch belang voor het succesvol realiseren van de strategische doelstellingen?

 

Kritieke prestatie-indicatoren

Hoe tonen we aan dat we succesvol zijn?

 

2.1.    Wat zijn doelstellingen?

Doelstellingen beschrijven de ambities van een organisatie. Op het hoogste niveau zijn dit globale richtinggevende doelen die de organisatie in de toekomst wil bereiken.

Deze globale doelstellingen worden vervolgens vertaald naar SMART geformuleerde goals en gewenste resultaten voor de korte, middellange en lange termijn.

Type doelstellingen

Scope

Strategische doelstellingen (organisatieniveau)

Lange termijn organisatorische doelstellingen (2 tot 4 jaar)

Operationele goals (afdelingsniveau)

Korte en middellange termijn goals die gekoppeld zijn aan de strategische doelstellingen

Persoonlijke goals (medewerkersniveau)

Korte en middellange termijn goals voor individuele medewerkers die gekoppeld zijn aan de operationele goals

 

2.1.1. Vragen voor het formuleren van doelstellingen & goals

  • Zijn de doelen specifiek?
  • Zijn de doelen meetbaar?
  • Zijn de doelen acceptabel voor de belangrijkste stakeholders?
  • Zijn de doelen realistisch?
  • Zijn de doelen tijdsgebonden?
  • Wat wil ik bereiken of realiseren?
  • Wat is mijn definitie van een succesvol eindresultaat?
  • Welke acties kan ik nemen om deze goal te realiseren?
  • In welke periode wil ik deze goal realiseren?

2.1.2. Praktijkvoorbeeld strategische doelstellingen

Strategische doelstellingen

·        Vergroten van omzet met 25%

·        Verbeteren van de klanttevredenheid door right-first-time dienstverlening

·        Uitbreiden dienstverlening voor het aantrekken van nieuwe klanten

·        Investeren in gekwalificeerde medewerkers

 

2.2.    Wat zijn kritische succesfactoren / kritieke succesfactoren (KSF)?

Een kritieke succesfactor (KSF) is een kenmerk van een organisatie wat essentieel is voor het toekomstige succes van de organisatie. KSF beschrijven wat een organisatie nodig heeft om succesvol te zijn.

KSF’s zijn de oorzaak van succes, dat wil zeggen dat ze uiteenzetten wat een organisatie moet doen om succesvol te zijn. Er zijn een aantal standaard kritische succesfactoren die voor iedere organisatie van toepassing zijn zoals:

  • Stimuleren van de verkoop en verhogen omzet & winst;
  • Optimaliseren en verbeteren van de klanttevredenheid;
  • Inhuren van de juiste niveau medewerkers;
  • Reageren op veranderde stakeholders behoefte;
  • Succesvol leiderschap.

KSF’s zijn al die variabelen (interne en externe factoren) die een zeer belangrijke rol spelen in het succes van de onderneming. Waar de organisatie-identiteit de visie, missie en strategische doelen beschrijven (wat wil de organisatie bereiken), bepalen correct geselecteerde KSF’s hoe de organisatie deze doelen gaat bereiken.


Door het definiëren van de KSF’s creëer je een gemeenschappelijk referentiepunt voor wat het bedrijf moet doen om zijn doelen te bereiken. Op deze manier bieden KSF’s de noodzakelijke context voor medewerkers in de organisatie door ieders aandacht te richten op de essentiële activiteiten die moeten worden uitgevoerd en de prioriteiten waaraan moet worden voldaan.

2.2.1. Vragen voor het identificeren van KSF:

  • Wat is voor het succes van de organisatie doorslaggevend?
  • Welke factoren zullen waarschijnlijk leiden tot onze gewenste uitkomst?
  • Welke voorwaarden moeten er zijn om die uitkomst te creëren?
  • Welke hulpmiddelen hebben we nodig om onze doelen te bereiken?
  • Welke vaardigheden hebben we nodig om onze doelen te bereiken?
  • Welke factoren zijn essentieel voor de continuïteit van de organisatie op lange termijn?
  • Wat zijn de kerncompetenties van de organisatie en sluiten die aan op de markt, visie en missie?
  • Welk concurrentievoordeel bezitten wij?
  • Wat is onze impact op de omgeving of markt?
  • Welke factoren maken onze organisatie uniek?
  • Welke factoren in de visie zijn essentieel voor de levensvatbaarheid?

2.2.2. Voorbeelden van KSF

Een uitgebreide lijst met voorbeelden van kritische succesfactoren hebben we opgenomen in de templates die je kunt bestellen via onze website.

2.2.3. Praktijkvoorbeeld doelstellingen & kritische succesfactoren

Strategische doelstellingen

Kritische succesfactor

Vergroten van omzet met 25%

Aantrekken van nieuwe klanten

Vergroten omzet bij bestaande klanten

Verbeteren van de klanttevredenheid door right-first-time dienstverlening

Optimaliseren van bedrijfsprocessen

Behouden van kennis en ervaring binnen de organisatie

Uitbreiden dienstverlening voor het aantrekken van nieuwe klanten

Investeren in nieuwe diensten en producten

Investeren in gekwalificeerde medewerkers

Korte en middellange termijn goals voor individuele medewerkers die gekoppeld zijn aan de operationele goals

2.3.    Wat zijn Kritieke prestatie-indicatoren / kritische prestatie-indicatoren?

Naast het formuleren van de doelstellingen en KSF’s worden ook bijbehorende prestatie-indicatoren vastgesteld. De prestatie-indicatoren worden gebruikt voor het meten van de voortgang van het realiseren van de doelstellingen en het signaleren van afwijkingen.

KPI’s meten de effecten van de gedefinieerde doelstellingen. Wat een KPI feitelijk doet is het kwantificeren van doelen en prioriteiten in meetbare eenheden.

Het gebruik van de juiste KPI’s geeft een organisatie waardevolle inzichten in hoeverre zij succesvol is in het realiseren van de visie, missie en strategische doelstellingen.

Omdat iedere organisatie haar eigen strategische prioriteiten en doelen heeft verschillen KPI’s van organisatie tot organisatie.

Wanneer een organisatie in staat is om de juiste KPI’s te monitoren kan de organisatie door evaluatie eventuele trends, afwijkingen en/of problemen tijdig identificeren en verbeteren en/of bijsturen.

Een belangrijke valkuil bij het gebruik van KPI’s is dat een KPI geen inzicht geven waarom iets gebeurd. Een KPI geeft alleen aan of datgene bereikt wordt wat is gedefinieerd. Het is daarom van groot belang om de juiste KPI’s te selecteren die aansluiten op de strategische doelstellingen en prioriteiten van de organisatie.

2.3.1. Vragen voor het formuleren van KPI’s:

  • Wat zijn onze streefwaardes?
  • Welke proces willen we meten en monitoren?
  • Hoe kunnen we de KPI realiseren?
  • Hoe gaan we de resultaten gebruiken om de performance te verbeteren?
  • Kunnen we deze KPI eenvoudig meten?
  • Kunnen we de KPI’s beïnvloeden?
  • Is de KPI gericht op sturen / veranderen van gedrag?
  • Zijn de onderlinge relaties tussen de KPI’s aanwezig en correct gekozen?

2.3.2. Voorbeelden van KPI’s

Via onze website kun je onze SMART KPI database bestellen. In deze Excel-file hebben wij meer dan 170+ voorbeeld KPI’s uitgewerkt inclusief formules, praktijkvoorbeelden en performance board templates. Bezoek onze website voor meer informatie.

2.3.3. Praktijkvoorbeeld doelstellingen, kritische succesfactoren & kritieke performance-indicatoren

Strategische doelstellingen

Kritische succesfactor

Kritieke prestatie-indicatoren

Vergroten van omzet met 25%

Aantrekken van nieuwe klanten

Vergroten omzet bij bestaande klanten

50 nieuwe klanten per maand met minimale omzet van € 3.000 / klant.

Gemiddeld 15% meer omzet bij bestaande klanten per maand.

Verbeteren van de klanttevredenheid door right-first-time dienstverlening

Optimaliseren van bedrijfsprocessen

 

Right-First-Time performance voor leveren producten en diensten is 97%.

 

Uitbreiden dienstverlening voor het aantrekken van nieuwe klanten

Investeren in nieuwe diensten en producten

Lancering van 5 nieuwe producten in [jaartal of periode].

Lancering van 6 nieuwe digitale diensten in [jaartal of periode].

Investeren in gekwalificeerde medewerkers

Vinden van de juiste type medewerkers in de regio

Tijd voor het opvullen van de vacature is niet langer dan 30 dagen.

 

Stap 3: Beschrijven strategie

Op basis van de verzamelde informatie uit stap 1 en stap 2 is het nu tijd om de (strategie) kernacties te beschrijven. Ook hier maken we gebruik van een aantal standaard vragen die voor iedere afzonderlijke doelstelling gaat beantwoorden.

Thema

Onderwerpen

Concrete vraag

Stap 3: Beschrijven strategie

Kernacties (maatregelen, actieplannen en scenario’s )

Hoe gaan we onze doelen realiseren?

 

 

3.1.    Wat is de strategie van een organisatie?

Bij het formuleren van de strategie van een organisatie gaat het om de vraag “Hoe kunnen wij met onze organisatie onze doelen realiseren?”. Welke kernacties moeten we nemen?

Het resultaat van deze stap is een actieplan.

3.1.1. Vragen voor het bepalen van de strategie:

  • Wat is de relatie tussen de doelen en achterliggende oorzaken en problemen?
  • Welke maatregelen hebben we in het verleden genomen en wat was het resultaat?
  • Welke maatregelen gaan we nu nemen? Welke verbeteracties gaan we nu uitvoeren?
  • Hoe creëren we draagvlak voor de ontwikkelde strategieën?
  • Hoe gaan we hierover naar onze stakeholders communiceren?
  • Hoe houden we grip op het veranderingstraject?
  • Hoe zorgen wij dat we voortdurend leren en tijdig bijsturen?
  • Wie is er verantwoordelijk voor de uitvoering van de gedefinieerde kernacties?

 

Stap 4: Realiseren van de strategiekaart

Op basis van de verzamelde informatie uit stap 1, 2 en 3 is de laatste stap het vertalen van alle input naar een overzichtelijk en eenvoudig te lezen strategiekaart.

Thema

Onderwerpen

Concrete vraag

Stap 4:

Invullen strategiekaart

Strategiekaart

Visuele presentatie van organisatie-identiteit, organisatiedoelen en strategie

 

Je kunt hiervoor de voorbeeld strategiekaart uit bijlage 1 voor gebruiken. Er zijn uiteraard nog vele andere manieren waarop je hier invulling aan kunt geven. Zoek via een willekeurige zoekmachine maar eens op “strategiekaart” voor meer inspiratie en voorbeelden.

Download de handleiding en ga direct aan de slag

Download de volledige handleiding inclusief invul-templates als Microsoft Word-bestand. 

Plaats in winkelwagen.