Categorieën
Kaizen Best Practices

Kaizen Best Practices | 13 Kaizen best practices | Lean

Kaizen management best practices

In dit artikel worden de volgende 13 kaizen management Best Practices uitgebreid beschreven:

  1. Definieer duidelijke doelstellingen en verwachtingen
  2. Focus op het proces, niet op het doel
  3. Betrek alle stakeholders bij het besluitvormingsproces
  4. Ga achter het laaghangende fruit aan (quick wins)
  5. “Doe het beter, maak het beter”
  6. Verwijder afval in alle vormen & variaties
  7. Kies de juiste strijd
  8. Benoem een leider (facilitator) voor het evenement
  9. Zorg voor training voor alle deelnemers
  10. Maak gebruik van beschikbare software
  11. Behandel het Kaizen-evenement als een bedrijfsproces
  12. Een goed plan hebben
  13. Zorg ervoor dat de verbetering duurt (continu verbeteren).

 

1: Definieer duidelijke doelstellingen en verwachtingen

Voorafgaand aan het evenement, wil je een goed gedefinieerde reeks doelen en verwachtingen. Dit betekent dat u een lijst moet ontwikkelen van de statistieken die u zult gebruiken om succes te definiëren. Het is nu een goed moment om de techniek “SMART” -doelen te implementeren. Doelen moeten specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdig zijn.

2: Focus op het proces, niet op het doel

Kaizen is gebaseerd op een filosofie van kleine, incrementele, continue verbetering. Wanneer deze stijl volledig operationeel is, creëert het een zichzelf in stand houdende cyclus van kansen en oplossingen gericht op het verminderen van verspilling van tijd, geld en middelen. Doelgericht management richt zich op controle met een beperkte definitie van succes, terwijl kaizen flexibel en adaptief is. Het gebruikt statistieken voor evaluatie in plaats van de verbeteringen te meten en een vooraf bepaald aantal te halen.

3: Betrek uw belanghebbenden alle stakeholders bij het besluitvormingsproces

Medewerkers voelen zich vaak machteloos om verandering op hun werkplek te beïnvloeden. Ze zijn je grootste bron voor ideeën en vaardigheden, maar ze geloven dat hun stem niet wordt gehoord. Tokenpogingen op betrokkenheid zoals het typische suggestievak leveren geen zinvolle actie op. Het management van Kaizen omvat medewerkers in het verbeteringsproces, van identificatie tot implementatie en erkenning. Het zien van hun positie in het gevalideerd bedrijf geeft hen het vertrouwen en de motivatie om verder te zoeken naar meer kansen om te verbeteren.

4:Ga achter het laaghangende fruit aan (quick wins)

Zoals gezegd, richt kaizen management zich op kleine, incrementele verbetering. Medewerkers worden gestimuleerd om naar kansen voor verandering te zoeken die een laag risico en lage kosten hebben. Hierdoor kan verandering snel worden beïnvloed, waardoor een momentum ontstaat dat doorwerkt naar het volgende project. Het houdt ook het energieniveau hoog en zorgt voor meer betrokkenheid van medewerkers.

5: “Doe het beter, maak het beter”

Iedereen kent het gezegde: “Als het niet kapot is, repareer het dan niet.” In traditionele bedrijfsmodellen wordt aangenomen dat het proces of systeem redelijk goed functioneert, met maximale effectiviteit. Het management van Kaizen gaat ervan uit dat elk element van een bedrijf kan worden verbeterd. Medewerkers worden aangemoedigd om met een frisse blik naar gevestigd beleid en methoden te kijken. In plaats van redenen te bedenken waarom iets niet kan worden gedaan, worden ze aangespoord om conventionele beperkingen te negeren en uit te zoeken hoe het kan worden gedaan.

6: Verwijder afval in alle vormen & variaties

Voor veel bedrijven wordt afval bekeken vanuit een financieel perspectief. Voor het management van Kaizen is afval van toepassing op alle hulpbronnen. Een hulpbron die nooit kan worden aangevuld, is tijd. Elke actie zou een meerwaarde moeten toevoegen aan het bedrijf, en medewerkers worden aangemoedigd om manieren te zoeken om de efficiëntie te verhogen en verspilling tegen te gaan. De werkplek wordt voortdurend aangepast om zo te worden georganiseerd dat geen onnodige maatregelen worden genomen.

7: Kies de juiste strijd

Niet alle problemen kunnen worden opgelost met het korte tijdsbestek van een Kaizen-evenement. Het is belangrijk om agressief, maar realistisch te zijn bij het kiezen van welke uitdaging tijdens het evenement zal worden aangepakt. Het zou iets moeten zijn dat door een beperkt aantal mensen binnen een paar dagen kan worden aangepakt.

8: Benoem een leider (facilitator) voor het kaizen-evenement

Hoewel we van mening zijn dat Kaizen-evenementen een samenwerkingsproces moeten zijn en dat alle stemmen gehoord moeten worden, is het belangrijk om één persoon te hebben die verantwoordelijk is voor het begeleiden van het team tijdens het evenement. Deze persoon kan de evenementleider of de facilitator worden genoemd. Ze moeten wat ervaring hebben met Kaizen-evenementen.

9: Zorg voor training voor alle deelnemers

Mensen moeten niet in een Kaizen-evenement worden gegooid zonder de vereiste kennis om ze succesvol te maken. Ze moeten de principes van Kaizen begrijpen en begrijpen hoe dit in de bedrijfscultuur wordt toegepast. Ze moeten worden geïntroduceerd bij elke verbeteringstechniek, zoals PDSA, value stream mapping, de 5 whys en andere die tijdens het evenement worden gebruikt. Alle teamleden moeten hun rol en de doelstellingen voor snelle verbeteringsgebeurtenissen begrijpen.

Mensen weten niet automatisch hoe een snelle verbeteringsactie werkt. Neem de tijd om alle deelnemers te leren over de Kaizen-mindset, de stroom van het evenement, hun specifieke rol en wat u vóór, tijdens en na kunt verwachten. Trainen is belangrijk, maar oefenen is ook nodig om deelnemers in topvorm te houden.

10: Gebruik ondersteunende software

Kaizen-software helpt succes te garanderen door een uniform platform te bieden voor al het werk dat zal plaatsvinden. Relevant document kan worden opgeslagen, taken kunnen worden toegewezen en voortgang kan op één online locatie worden gemeten. De beste oplossingen bieden meldingen en waarschuwingen die het momentum helpen behouden en een structuur voor samenwerking bieden. Dit is vooral belangrijk als het probleem dat wordt aangepakt, een functionele inspanning vereist. Het is vrij gebruikelijk dat nieuwe kansen voor verbetering worden ontdekt tijdens een Kaizen-evenement. Software helpt ze vast te leggen voor toekomstige projecten.

11: Een goed plan hebben

Voorafgaand aan het evenement zou de leider met het team moeten samenwerken om uit te zoeken wat er tijdens het evenement zal gebeuren. De meeste gebeurtenisplannen bevatten bijvoorbeeld een aantal versies van de volgende stappen:

  • Documenteer en ga akkoord met de huidige status
  • Definieer de gewenste status
    Bespreek mogelijke oplossingen en ga akkoord met veranderingen
  • Verbeteringen doorvoeren
  • Verbeteringen verfijnen en nieuw standaardwerk ontwikkelen
  • Institutionaliseer de verbetering

12: Behandel het Kaizen-evenement als een bedrijfsproces

Het eerste wat we hiermee bedoelen is dat het evenement een routekaart en documentatie moet hebben. U zou werknemers niet aan een ander bedrijfsproces laten werken zonder een duidelijke reeks verwachtingen en gewenste resultaten. Hetzelfde zou waar moeten zijn voor je Kaizen-evenement. Het is een proces met een gedefinieerd begin, midden en einde. Het tweede dat we bedoelen met het behandelen van het Kaizen-evenement als een bedrijfsproces, is te erkennen dat ook dit het onderwerp van verbetering zou moeten zijn. Voordat u met uw volgende afspraak begint, moet u de vorige bekijken en bepalen of deze efficiënter of effectiever had kunnen zijn. Als dit het geval is, voert u de nodige aanpassingen uit.

13: Zorg ervoor dat de verbetering duurt (continu verbeteren)

Niemand wil de inspanning van een Kaizen-evenement alleen doormaken om te zien dat de verbeteringen na verloop van tijd verslechteren. Om succes op lange termijn te garanderen, bouwt u periodieke check-ins op en rapporteert u over het vervolgplan van het evenement. Houd de directe resultaten van de verbetering bij, maar houd het team ook verantwoordelijk voor het rapporteren van resultaten op een maand, zes maanden, een jaar of welke intervallen dan ook relevant zijn voor de situatie.

Zodra het evenement is voltooid en de gewenste verbeteringen zijn aangebracht, is het van essentieel belang om een follow-upplan te maken om de resultaten te meten en ervoor te zorgen dat de verbetering wordt gehandhaafd. We vinden het nuttig om na 2 weken, een maand, drie maanden, zes maanden en een jaar te volgen. Mogelijk merkt u dat aanvullende aanpassingen aan nieuwe processen nodig zijn of dat sommige van de wijzigingen niet volledig zijn toegepast. Hoewel het ‘evenement’ een eenmalig iets is, is Kaizen continu.

Categorieën
Kaizen tools

Kaizen tools | Voorbeelden Kaizen tools

Overzicht van veel gebruikte kaizen tools

Value Stream Mapping

Value stream mapping is een analytische Kaizen-tool die helpt bij het waarnemen en begrijpen van de kernstructuur van productstroom. De analyse omvat het bestuderen van de stroom van materialen en informatie, naast het kijken naar de processtroom voor zowel waardetoevoegende als niet waardetoevoegende activiteiten.

Deze mappingtechniek blijkt nuttig voor het identificeren van:

  • verspilling;
  • problemen;
  • verbeterpunten.

SIPOC

SIPOC is een ander hulpmiddel voor het analyseren van Kaizen-evenementen in termen van:

  • leveranciers;
  • invoer;
  • proces;
  • uitvoer;
  • klanten.

Deze cross-functionele analyse helpt bij het diagnosticeren van werkstroomproblemen die kunnen worden gebruikt voor:

  • verbeteren van werkprocedures;
  • Elimineren van zero-value activiteiten;
  • Optimaliseren van de procescyclustijd.

Bovendien helpt het bij het duidelijk definiëren van de relatie tussen de bovengenoemde 5 componenten van het proces.

Fishbone Diagram

Wanneer je vastzit in een probleem, is een fishbone-diagram het beste Kaizen-gereedschap dat je kunt gebruiken.

Deze tool concentreert zich op analyse door de mogelijke redenen die tot het probleem leiden te identificeren en het probleem in hanteerbare delen te ontleden. Elk van de redenen wordt verder onderzocht om daarom ten minste vijf bijdragende factoren te vinden.

Het eindresultaat is een uitgebreide lijst met mogelijke oorzaken, en deze uitgebreide foto maakt het gemakkelijker om het probleem volledig aan te pakken en te elimineren. Omdat het een zeer gedetailleerde analyse is, zou het alleen voor sleutelproblemen moeten worden gebruikt.

Pareto-analyse

Pareto-analyse of wat gewoonlijk 80/20-regel wordt genoemd, is een techniek die wordt gebruikt om problemen met hoge prioriteit te identificeren, die eerst moeten worden aangepakt.

Deze tool stelt voor dat het aanpakken van alleen de belangrijkste 20% -oorzaken die verantwoordelijk zijn voor 80% van de problemen ervoor zorgen dat de meeste problemen met betrekking tot het Kaizen-evenement vanzelf opgelost worden.

Pareto-diagram of -diagram is een grafische weergave van de Pareto-analyse en een snelle blik erop zal u precies vertellen welke problemen op prioritaire basis moeten worden aangepakt.

Dit is een van de beste Kaizen-tools voor het oplossen van problemen.

5S

Een 5S-framework is een cruciaal onderdeel van het Kaizen-systeem en biedt een ideale fysieke werkplek. De 5Ses richten zich op het creëren van visuele orde, organisatie, netheid en standaardisatie om de winstgevendheid, efficiëntie, service en veiligheid te verbeteren.

Originele Japanse 5Ses en hun gemeenschappelijke Engelse vertalingen:

  • Seiri / Sort (organiseren): scheid de benodigde werkplekitems van onnodige items en verwijder overbodige items.
  • Seiton / Set op volgorde (maak ordelijkheid) – Rangschik items zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn op de manier die het meest zinvol is voor werk.
  • Seiso / Shine (netheid) – Houd de werkruimte schoon en opgeruimd.
  • Seiketsu / Standardize (gestandaardiseerde reiniging) – Bestudeer methoden voor het opruimen van de werkplek.
  • Shitsuke / Sustain (discipline) – Houd de inspanning gaande.

Kaizen Krant of nieuwsbrief

Een Kaizen-krant of nieuwsbrief is een document dat tot op heden spreekt over de prestaties. Het bevat een gedetailleerd verslag van wat het doel is, wat zijn de problemen, wie is verantwoordelijk voor het oplossen van de problemen, de vervaldatums en in welke fase de Kaizenventilatieopeningen zijn dat momenteel. Kortom, deze Kaizen-tool geeft je een snel overzicht van wat de huidige vooruitgang is.

Samenvatting

Het beheren van Kaizen-evenementen wordt overzichtelijker en gemakkelijker wanneer je een aantal van de bovengenoemde Kaizen-tools gebruikt. Deze lijst is niet absoluut en er zijn tientallen andere gereedschappen waaruit u de juiste kunt kiezen en kiezen volgens de specifieke vereisten van uw project. Niettemin zal het gebruik van deze zeven tools alleen maar een significant verschil maken voor uw algehele prestaties. s

Categorieën
Kaizen cyclus

Kaizen management | Hoe kaizen werkt?

Hoe kaizen werkt?

Kaizen is gebaseerd op de overtuiging dat alles kan worden verbeterd en dat niets status-quo is.

Kaizen omvat het identificeren van problemen en kansen, het creëren van oplossingen en het uitrollen ervan – en vervolgens opnieuw het hele proces analyseren en evalueren voor andere problemen of problemen die onvoldoende zijn aangepakt.

De volgende zeven stappen creëren een cyclus voor continue verbetering en geven een systematische methode voor het uitvoeren van dit proces.

  1. Kaizen-cyclus voor continue verbetering:
    Betrek stakeholders (bijvoorbeeld werknemers) bij het proces. Zoek de betrokkenheid van stakeholders, inclusief het verzamelen van hun hulp bij het identificeren van problemen en problemen.
  2. Zoek problemen:
    Maak gebruik van brede feedback van alle stakeholders en verzamel een lijst met problemen en mogelijke kansen. Stel prioriteiten als er veel feedback is.
  3. Maak een oplossing:
    Stimuleer stakeholders om creatieve oplossingen aan te bieden, waarbij allerlei ideeën worden aangemoedigd. Definieer hierbij ook  wat verstaan wordt onder succes.
  4. Test de oplossing:
    Implementeer de winnende oplossing die hierboven is gekozen, met iedereen die aan de uitrol meedoet. Maak pilot-programma’s of neem andere kleine stappen om de oplossing uit te testen.
  5. Analyseer de resultaten:
    Controleer met verschillende tijdintervallen de voortgang, met specifieke plannen voor wie het aanspreekpunt zal zijn en hoe de stakeholders het best in contact kunnen worden gebracht. Bepaal hoe succesvol de wijziging is geweest.
  6. Standaardiseren:
    Als de resultaten positief zijn, adopteer de oplossing dan in de hele organisatie.
  7. Repeat:
    Deze zeven stappen moeten doorlopend worden herhaald, waarbij nieuwe oplossingen worden getest waar nodig of nieuwe lijsten met problemen worden aangepakt.
Categorieën
Kaizen definities Kaizen management Kaizen principes

Kaizen management | Definities

Wat is kaizen management?

  • Kaizen is een Japans woord voor continue verbetering. Het bestaat uit twee karakters in het Japans: kai, wat ‘verandering’ betekent, en zen, wat ‘goed’ betekent.
  • Het gaat om lean operations en continu verbeteren, twee factoren die essentieel zijn om effectief te zijn in de hedendaagse economie.
  • Kaizen stelt medewerkers ook in staat om deel te nemen aan het identificeren van mogelijke opportuniteiten voor verbeteringen, inclusief hun oplossingen.
  • Kaizen is een benadering voor het creëren van continue verbetering op basis van het idee dat kleine, aanhoudende positieve veranderingen grote verbeteringen kunnen opleveren.
  • Kaizen is een langzaam maar continu verbeteringsproces.

10 kaizen-principes

Omdat het uitvoeren van kaizen de juiste mindset door de hele organisatie vereist, worden 10 principes die de kaizen-mindset adresseren vaak genoemd als kern van de filosofie.

  1. Laat veronderstellingen los.
  2. Wees proactief bij het oplossen van problemen.
  3. Accepteer de status-quo niet.
  4. Laat perfectionisme los en neem een houding van iteratieve, adaptieve verandering.
  5. Zoek naar oplossingen als je fouten ontdekt.
  6. Creëer een omgeving waarin iedereen zich bevoegd voelt om bij te dragen.
  7. Accepteer het voor de hand liggende probleem niet; vraag in plaats daarvan vijf keer waarom “waarom” om de oorzaak te achterhalen.
  8. Verzamel informatie en meningen van meerdere stakeholders.
  9. Gebruik creativiteit om goedkope, kleine verbeteringen te vinden.
  10. Stop nooit met verbeteren.