Lean Sixsigma tools

SIPOC (template)

Wat is het doel van een SIPOC?

De SIPOC is een Lean Six Sigma tool waarmee je op een eenvoudige manier alle belangrijke elementen van een bedrijfsproces in kaart kunt brengen. Een SIPOC is een high-level overzicht van een proces en geeft een visuele plaatje hoe het proces voorziet in de behoefte (requirements) van de klanten (customers of stakeholders).
Wanneer je werkt volgens de DMAIC Six Sigma methodologie kun je de SIPOC verwachten tijdens de measure phase.









Een SIPOC kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden. Een compleet ingevulde SIPOC helpt bij het antwoorden van de volgende vragen:

  • Wat is het begin- en eindpunt van het proces?
  • Wat zijn de 3-5 hoofd bedrijfsprocessen?
  • Wat zijn de primaire inputs en outputs van de afzonderlijke processtappen binnen het proces?
  • Wie zijn de belangrijkste klanten (customers of stakeholders)?
  • Wie zijn de belangrijkste leveranciers (suppliers of stakeholders)?
  • Welke specifieke requirements hebben de klanten (customers of stakeholders)?
  • Welke specificaties hebben de leveranciers (suppliers of stakeholders)?

Daarnaast is een SIPOC ook een Lean Six Sigma tool die gebruikt kan worden voor:

  • Het identificeren van alle elementen die betrekking (kunnen) hebben op een procesverbetering project.
  • Het (her-)definieren van een complex project (projectmanagement).
  • Inzicht verkrijgen in het huidige proces en het identificeren van specifieke metrics (input metrics, proces metrics, output metrics).

Hoe maak ik een SIPOC?

Klik hier voor het downloaden van een gratis voorbeeld van een SIPOC-template. De template bestaat uit een werkblad met instructies en een werkblad met daar de SIPOC-template.

Stap Actie Hoe?
1. Identificeer het proces wat je wilt gaan uitwerken. Geef het proces wat je wilt beschrijven een naam en bepaal duidelijk het startpunt en het eindpunt van het proces. Vertaal het proces in 3 tot 5 hoofd processtappen.
2. Identificeer de (belangrijkste) output en klanten (customers). Kijk per processtap welke output en klanten hierbij betrokken zijn.
Identificeer de requirements van alle output (gezien vanuit de klant). Bekijk alle output vanuit het oogpunt van de klant en identificeer de requirements die zij hieraan zullen stellen.
3. Identificeer de (belangrijkste) inputs en leveranciers (suppliers) Bekijk per processtap en reeds geïdentificeerde output en klanten  welke input en suppliers nodig zijn voor de verschillende processtappen.
4. Identificeer de specificaties van alle input. Bekijk per input welke requirements er zijn waaraan de input moet voldoen. (Let hierbij op requirements van leveranciers maar ook van de persoon / afdeling die de input nodig heeft.
5. Identificeer de Kritieke Proces-Indicatoren (Critical-to-Quality elements) Bepaal voor het hele proces de Kritieke Proces-Indicatoren (Critical-to-Quality (CTQ) elementen.
6. Afronden SIPOC. Review alle invoer  en verifieer of alle belangrijkste onderwerpen zijn benoemd. Pas, indien nodig, de SIPOC verder aan totdat er een eenduidig eindresultaat ontstaat.
7. Follow-up acties. Mijn SIPOC is klaar, wat moet ik nu doen? Optie 1: Gebruik SIPOC voor het schrijven van werkinstructies of procedures.
Optie 2: Gebruik SIPOC voor het identificeren van de stakeholders voor het uitvoeren van een Voice of the Customer.
Optie 3: Gebruik SIPOC voor het in kaart brengen verbeterprojecten (Lean SixSigma initiatieven).
Optie 4: Gebruik SIPOC voor het identificeren van metrics waarmee proces gemonitord kan worden. ( Input Metrics, Proces Metrics, Output Metrics)

SIPOC Lessons Learned

  • Zorg voor een positieve sfeer tijdens het uitvoeren van een SIPOC met mensen van verschillende afdelingen.
  • Zorg voor eenduidigheid m.b.t. het gebruik van begrippen jargon.
  • Focus in eerste instantie op het high-level proces. Afhankelijk van de uiteindelijke impact van een specifieke processtap kan later altijd nog bepaald worden om meer detail toe te voegen.
  • Er zijn meerdere manieren op een SIPOC in te vullen. Kies de optie die het beste bij jullie afdeling past.

Definities:

Suppliers (Leveranciers): Individuele, afdelingen of organisaties (stakeholders) die een processtap voorzien van materialen, informatie of resources.

Inputs: De materialen, informatie of resources die door leveranciers worden aangeleverd en die door een processtap op een manier worden gebruikt of verbruikt.

Proces: Een proces is een serie van opeenvolgende stappen die ervoor zorgen dat de input wordt omgezet naar de gewenste output. (het eindproduct of dienst).

Outputs: De product of dienst wat het eindresultaat is van het proces.

Customers (klanten): Individuele afdelingen of orginsaties (stakeholders) die de output van een proces ontvangen. (product of dienst e.g.).

Input Metric: Metric die gebruikt wordt voor het berekenen van de Kwaliteit, Tijd en Kosten m.b.t. de inputs.

Proces Metric: Metric die gebruikt wordt voor het berekenen van de Kwaliteit, Tijd, en Kosten m.b.t. het proces.

Output Metric: Metric die gebruikt wordt voor het berekenen van de Kwaliteit, tijd en Kosten m.b.t. de output.

Critical to Quality (CTQ’s): Critical to Quality zijn gekwantificeerde parameters die zijn afgeleid van klant requirements en die kritisch zijn m.b.t. de kwaliteit van de output van een proces (product of dienst).

Een goed gedefinieerde CTQ is feitelijk een kwantitatieve business specificatie waarop actie ondernomen kan worden om de kwaliteit te waarborgen en eventueel verder te verbeteren.








Create, Communicate and Contribute.