Lean SixSigma Tools

Vraag van de week: Organisatiecockpit: Hoe kies ik de juiste KPI en hoe verantwoord ik deze keuze?

Context:

Het opzetten van een management performance board (organisatiecockpit, Balanced Scorecard, Management Performance Board, Dashboard) is in de praktijk toch niet zo eenvoudig blijkt uit de vele vragen die wij over dit onderwerp ontvangen.

Een veel terugkomende vraag heeft betrekking op het selecteren van de juiste KPI die past bij de Kritieke succesfactoren van de organisatie.

In dit artikel doen wij een eerste aanzet om wat handvaten en best practices te identificeren die kunnen helpen bij dit proces.

Wij staan open voor feedback, aanvullingen, discussie en reacties. Dat kan door te reageren onderaan het artikel of het sturen van een email.









Stap 1: Hoe kies je de juiste KPI?

Om tot de juiste KPI’s te komen is het van belang om een aantal specifieke organisatie kenmerken in kaart te brengen. Deze kenmerken vormen de criteria die we vervolgens kunnen gebruiken bij het toekennen van de juiste KPI als onderdeel van het management performance dashboard.

Criteria 1: Wat is de visie, missie en strategische doel(-en) van de organisatie?

Gebruik de visie, missie en strategische doelen als uitgangspunt voor het bepalen van de aandachtsgebieden.

Criteria 2: Wat zijn de kritische succes factoren van de organisatie?

Vraag medewerkers en/of afdelingen afzonderlijk wat zij denken wat de kritische succes factoren zijn waarmee de organisatie zich kan onderscheiden.
Met de informatie van criteria 1 en 2 kunnen we vervolgens naar de processen zelf gaan kijken (criteria 3).

Criteria 3: Welke processen zijn relevant voor het realiseren van het uiteindelijke product / dienst / service / proces output?

Focus op die aspecten die daadwerkelijk een toegevoegde waarden hebben voor het product / dienst/ service / proces output.

Criteria 4: Wie zijn de eindgebruikers (stakeholders) van de processen (van criteria 3)?

Ga altijd uit van de eisen en wensen van de stakeholders (klant, leverancier, externe partijen, afdeling)

Criteria 5: Wat is de huidige fase waarin de organisatie zich bevindt?

In welke fase bevindt de organisatie zich en in welke markt/branche is deze actief.
Maak onderscheid tussen business KPI’s en kwalitateits gerelateerde KPI’s.

Stap 2:Uitwerken justificeren van KPI

Nu we in stap 1 relevante informatie hebben verzameld is het de volgende stap om de juiste KPI’s te bepalen. Probeer op basis van stap 1 de juiste KPI’s te bepalen die uiteindelijk gebruikt gaan worden als onderdeel van het management performance board.

Best Practices:

  • Probeer zoveel mogelijk visuele elementen te gebruiken. (visueel performance management)
  • Focus op een aantal specifieke elementen (5 tot 10 KPIs)
  • Gebruik de juiste “statistische tools” om data te monitoren
  • Identificeer acties en zorg voor ownership en accountability
  • Het monitoren van stabiele KPI’s heeft geen toegevoegde waarde. Vervang ze door het aanpassen van de targets of door het identificeren van geheel nieuwe KPI’s.

Valkuilen

  • Vergelijk geen appels met peren.
  • Onduidelijkheid over targets (bijv: kalenderdagen versus werkdagen)
  • Performance board gebruiken als manier om data te verzamelen.








Tools:

Er zijn veel verschillende manieren op een performance dashboard te ontwikkelen. Op leansixsigmatools.nl is hier veel informatie over te vinden.

Wij zoeken de conversatie?

Wij staan open voor feedback, aanvullingen, discussie en reacties. Dat kan door te reageren onderaan het artikel of het sturen van een email.

Een gedachte over “Vraag van de week: Organisatiecockpit: Hoe kies ik de juiste KPI en hoe verantwoord ik deze keuze?”

  1. Leuke inzichten. Wat is jullie mening/advies m.b.t.:
    Is het zinvol om goed functionerende KPI’s te blijven monitoren?
    Wanneer maak je keuze om een KPI bij te stellen?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *