Introductie tot Best Practices

Best Practices is een term die steeds vaker gebruikt wordt binnen organisaties. Andere benamingen zijn lessons learned, richtlijnen, een goed voorbeeld of beste praktijken. Er zijn al veel artikelen geschreven waarbij er ook verschillende definities worden gebruikt. In dit artikel hanteren wij de volgende definitie voor Best Practices:









Een best pratices beschrijft een manier van werken (uitvoeren processen, implementatie van een project) waarbij is bewezen dat de uitgevoerde stappen de meest efficiënte en effectieve manier zijn om het gewenste eindresultaat of doelstellingen te realiseren.

Kenmerken van Best Practices:

  • Tijdsgebonden (momentopname);
  • Branche specifiek;
  • Beïnvloed door omgevingsfactoren en dus situatie afhankelijk;
  • Afhankelijk van aanwezige kennis en ervaring;
  • Toegevoegde waarde is bewezen;
  • Duidelijke beschrijving & scope;
  • Geïdentificeerde problemen en verbeterpunten;
  • Behaalde resultaten en toegevoegde waarde.

Doordat een Best Practices moet voldoen aan de genoemde kenmerken kun je ook nooit spreken van een Best Practices. Er zijn altijd meerdere mogelijkheden en het is als organisatie de uitdaging om hierin de juiste keuzes te maken. Wat voor organisatie X een best practices is hoeft niet direct een best practices voor organisatie Y te betekenen.

Wat is het nut van een Best Practices?

Door kennis en ervaring om te zetten in een Best Practices kan de organisatie deze vervolgens gebruiken als uitgangspunt voor opnieuw uitvoeren van processen, activiteiten of projecten waarbij niet dezelfde fouten worden gemaakt, maatregelen genomen zijn om bekende problemen te elimineren en het uiteindelijke eindresultaat te verbeteren.

Verbeteren kan hierbij betrekking hebben op de kwaliteit, vermijden van fouten, verbeteren van prestaties, reduceren van kosten, versnellen doorlooptijden, ontwikkelingen nieuwe diensten en producten.

Hoe ontwikkel je een Best Practices?

Door kritisch naar processen projecten te kijken, en dit te combineren met de opgedane kennis en ervaring, heeft iedereen organisatie de mogelijkheid om Best Practices te ontwikkelen. Belangrijk hierbij is om de eerder genoemde kenmerken als uitgangspunt te nemen voor het beschrijven van deze Best Practices.

Eenvoudig stappenplan voor het ontwikkelen van een eigen Best Practices

  • Identificeren
    • Identificeer het proces, dienst, project of activiteit waarvoor een Best Practices ontwikkeld moet worden
  • Verzamelen
    • Verzamel informatie over het geïdentificeerde proces, project of activiteit.
  • Analyseren
    • Analyseer verzamelde informatie en identificeer de positieve en negatieve onderdelen.
  • Samenvatten
    • Vertaal positieve onderdelen naar mogelijke best practices.
    • Vertaal negatieve onderdelen naar mogelijke best practices. (Hoe het niet moet!)
  • Schrijven Best Practices

Het gebruik van bestaande Best Practices

Een andere manier om best practices te gebruiken is door middel van benchmarking met andere organisaties of via bijvoorbeeld het Internet. Er zijn online veel voorbeelden van best practices te vinden. Wanneer een organisatie voor deze optie kiest is het uiteraard van groot belang dat de bestaande best practices vertaald worden naar de specifieke situatie van de eigen organisatie. Een eenvoudig stappenplan voor het implementeren van bestaande best practices in uw organisatie is:

Eenvoudig stappenplan voor het gebruik van een Best Practices

  1. Identificeer het proces, dienst of activiteit wat verbetert moet worden.
  2. Bepaal een of meerdere KPIs om gewenste resultaat te meten.
  3. Zoek naar concurrenten en bedrijven binnen en buiten de branche.
  4. Verzamel informatie over succesvolle best practices van deze bedrijven.
  5. Wijzig de best practices voor uw situatie.
  6. Implementeer de wijzigingen en start met het meten van de KPIs.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *