SharePoint workflow

Introductie SharePoint Workflows

Een van de sterke punten van de Microsoft Office SharePoint applicatie is de Sharepoint Workflow functionaliteit. Door het opzetten van een sharepoint worfklow kunnen regels worden gemaakt waarmee voorwaarden (specificaties) en acties gekoppeld worden aan items (bijvoorbeeld word-documenten, Excel-documenten, etc) die zijn opgenomen in Microsoft SharePoint-lijsten en bibliotheken. Wanneer er zich wijzigingen voordoen in een opgegeven item kan dit vervolg acties tot gevolg hebben in gekoppelde SharePoint Worfklow.









Het doel van een SharePoint workflow is om vooraf gestelde taken efficiënt en effectief uit te voeren. Zo is het mogelijk met behulp van sharepoint workflows te ontwerpen om bedrijfsprocessen in een organisatie te automatiseren. Hierbij kun je denken aan het reviseren, goedkeuren en archiveren van documenten. Ook is het mogelijk om workflows te gebruiken om standaard routine processen te automatiseren via bijvoorbeeld een team site. Een voorbeeld is het versturen van automatische meldingen of het maken van specifieke taken.

Ook bij het implementeren van bijvoorbeeld nieuwe projecten, het beheren van bestaande bedrijfsprocessen of het verbeteren van de productiviteit is het inzetten van SharePoint workflows een interessante tool.

Wat is het voordeel van SharePoint worfklows?

Door gebruik te maken van Sharepoint workfows kunnen medewerkers zich focussen op het uitvoeren van de inhoudelijke kant van de taak in plaats van dat ze onnodige tijd verliezen aan het managen van de taken zelf.

Wat is een SharePoint workflow?

Met een Sharepoint worfklow wordt bedoeld een serie van geautomatiseerde stappen om een document of activiteiten uit te voeren die behoren bij een specifiek bedrijfsproces of project.

Eenvoudig praktijkvoorbeeld voor beheren documenten via een SharePoint workflow:

Iedere maand moeten de verschillende afdelingen van een bedrijf hun kritische-performance-indicatoren updaten in een hiervoor speciaal gemaakt Office-bestand.

Er is een persoon X verantwoordelijk voor het bijhouden van dit Office-bestand. Iedere maand opnieuw moet hij de verschillende afdelingen vragen om hun gegevens in het document toe te voegen. Doordat het document niet op een centrale plaats beschikbaar krijgt iedere afdeling een kopie van het originele document toegestuurd.

Het is de taak van persoon X om er voor te zorgen dat alle gegevens uiteindelijk in een word-document komen te staan. Deze manier van werken is natuurlijk niet efficiënt en daarnaast bestaat ook nog de kans dat incorrecte data en/of versies van het documenten worden gebruikt.

Wanneer de organisatie over een Sharepoint omgeving zou beschikken kan het bovenstaande manuele proces eenvoudig via een Sharepoint workflow eenvoudig geautomatiseerd worden.

Met behulp van de Sharepoint workflow is het namelijk mogelijk om alle stappen in een logische workflow te plaatsen waarbij iedereen automatisch geïnformeerd wordt wanneer er van hem of haar een activiteiten verwacht wordt.

Kort samengevat is deze Sharepoint workflow is niet meer dan een logische stappenplan waar een aantal vooraf bepaalde instructies worden aangemaakt, op basis van eigen specificaties, die de acties controleren die worden uitgevoerd op het word-document uit ons voorbeeld.

Natuurlijk is het nog steeds de verantwoordelijkheid van alle betrokken (stakeholders) om de taak daadwerkelijk af te ronden.

Voor de organisatie uit ons voorbeeld heeft het inzetten van de Sharepoint worfklow  een toegevoegde waarde omdat zij op deze manier de kosten en tijd die nodig is om deze maandelijkse taak (bedrijfsproces) uit te voeren, eenvoudig kan stroomlijnen. Een eenduidig communicatie proces, eenvoudig reviseren van documentatie, efficiënter nakijken (review) en goedkeuren van documentatie).

Voorbeelden standaard sharePoint workflows in Office SharePoint Server 2007

De Office SharePoint Server 2007 heeft een aantal standaard workflows die in veel organisaties worden toegepast. Deze standaard worfklows zijn eenvoudig aan te passen naar de specifieke eisen, wensen en criteria van de gebruikers. Enkele voorbeelden van standaard SharePoint workflows zijn:

  • Goedkeuring (Approval) workflow
  • Review (Collect Feedback) workflow
  • Goedkeuring (Collect signatures) workflow
  • Disposition goedkeuring.

Office SharePoint Server 2007 versus 2007 Microsoft Office System

Indien de organisatie beschikt over de Office SharePoint Server 2007 in combinatie met de 2007 Microsoft Office system de volgende workflow taken zijn direct uitvoerbaar in een aantal client programma’s die onderdeel zijn van de 2007 Office release:

  • Bekijken lijst van workflows die beschikbaar zijn voor een specifiek document.
  • Opstarten van een worfklow voor een document of item.
  • Bekijken, aanpassen of delegeren van een workflow taak.
  • Afronden van een worfklow taak.

Alternatieven voor SharePoint Workflows:

  • NINTEX Workflow 2010
  • WORKFLOWessentials








Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *